Il progetto di Randstad Italia basato su MIND, la piattaforma GenAI di knowledge base management

Nel contesto di una trasformazione digitale sempre più efficiente, Randstad Italia ha avviato un progetto ambizioso: migliorare l’accesso e l’utilizzo della propria documentazione aziendale per rendere più efficienti i processi interni, in particolare quelli legati alle funzioni HR e IT. L’obiettivo era chiaro, fornire agli utenti una piattaforma in grado di rispondere in modo rapido, preciso e sicuro alle richieste quotidiane sfruttando esclusivamente il patrimonio documentale interno.

Da questa esigenza nasce GAIA – Generative AI Assistant, una soluzione di knowledge management basata su intelligenza artificiale generativa sviluppata grazie a MIND, la piattaforma di document intelligence progettata da Mauden.

Una piattaforma modulare, su misura per Randstad Italia

GAIA è una piattaforma modulare progettata per migliorare l’accesso alla documentazione aziendale e ottimizzare i processi interni. La soluzione, articolata in tre agenti, è dotata di un’interfaccia conversazionale che permette agli utenti di ottenere risposte rapide e precise, basandosi esclusivamente sulla knowledge base interna. Inoltre, un’interfaccia conversazionale personalizzata funge da orchestratore, dotata di un sistema di autenticazione centralizzato, una gestione avanzata dei ticket e categorizzazione automatica, che garantiscono un accesso sicuro e controllato alle informazioni aziendali riducendo i tempi di ricerca e migliorando l’efficienza operativa.

In questo progetto un aspetto fondamentale, da non sottovalutare, è stato quello dei documenti e della qualità del dato. Siamo consapevoli che l’AI generativa è una tecnologia molto potente, ma se le informazioni non sono strutturate nella maniera corretta o presentano dei problemi in termini di contenuto, per esempio dati ridondanti o non aggiornati, l’intelligenza artificiale da sola non basta. Ovviamente, anche l’aspetto tecnologico è rilevante e la nostra sfida è stata quella di individuare i modelli più pertinenti per gli scenari di interesse. In questo contesto, la fase di testing è cruciale.

Giulia Franchini, Lead Developer @ Data, AI & Automation Team – Mauden

La tecnologia scelta dal cliente è IBM Watsonx.ai, utilizzata per il reasoning in linguaggio naturale e la generazione degli embeddings, integrata con ElasticSearch su IBM Cloud, per la parte di retrieval documentale, e con IBM Cloud Code Engine, per il deployment scalabile.

MIND, l’abilitatore tecnologico per il business

GAIA si basa sull’infrastruttura e le capacità di MIND, la piattaforma documentale di Mauden progettata per rendere accessibile il patrimonio informativo aziendale attraverso una logica multi-agent e un approccio RAG (Retrieval-Augmented Generation). La piattaforma interpreta e indicizza documenti aziendali di vario formato – da PDF a presentazioni – e restituisce risposte affidabili, supportate da riferimenti ai documenti originali.

Come system integrator, quello che stiamo osservando nei nostri clienti è la tendenza a rivedere i processi aziendali, per comprendere le reali possibilità di applicazione dell’AI generativa. Si sta cercando di automatizzare parti dei processi interni, introducendo funzionalità dell’AI, e ridurre i tempi delle attività. La sfida è quella di inventare nuovi servizi e definire nuovi processi per distinguersi rispetto ai propri competitor.

MIND è il risultato di oltre due anni di lavoro nella realizzazione di una piattaforma flessibile. Si tratta di una soluzione, piuttosto che di un prodotto, che ci permette di disegnare in maniera sartoriale progetti di AI generativa documentale seguendo specifiche esigenze, che variano di volta in volta tenendo conto del core business e del mercato di riferimento.

Daniele Natali, Technology Leader @ Data, AI & Automation Team – Mauden

Tra i punti di forza di MIND c’è la capacità di comprendere a fondo i contenuti, analizzando in modo semantico non solo il testo, ma anche tabelle e immagini, per offrire risposte più complete. L’interazione avviene in linguaggio naturale, anche in più lingue, e l’esperienza utente è supportata da funzionalità come lo storico delle conversazioni e la possibilità di fornire feedback continui.

MIND si integra direttamente con il repository aziendale, mantenendo la knowledge base sempre aggiornata, e garantisce un ambiente sicuro e controllato in cui i dati rimangono all’interno dell’infrastruttura aziendale.

I benefici: processi ottimizzati, più valore dal dato

A pochi mesi dalla messa in produzione, Randstad Italia ha registrato importanti benefici in termini di efficienza, sicurezza e qualità del servizio interno. Gli utenti accedono ora a risposte rapide e mirate, senza dover effettuare ricerche manuali e dispersive, riducendo drasticamente i tempi di ricerca e potendo contare su una gestione strutturata delle informazioni, con accessi profilati e controllati.

GAIA nasce dall’incontro di due iniziative aziendali. Da un lato, avevamo l’esigenza di ottimizzare alcuni processi interni e rendere più accessibile la documentazione; dall’altro lato, vi era la volontà di esplorare e sperimentare le nuove tecnologie basate sull’AI generativa. Il nostro scopo era quello di creare uno strumento davvero utile, che parlasse il linguaggio delle persone e rispondesse a bisogni reali. Non cercavamo l’ennesimo esperimento di AI, ma un assistente concreto che sapesse consultare la nostra documentazione. Questo progetto, inoltre, è stato un vero e proprio lavoro di squadra, che ha coinvolto un gruppo di lavoro interno, con referenti sia tecnici che di business, insieme al team Mauden.”

Federica D’Adamio, Digital Project Manager – Randstad Italia

GAIA ha permesso a Randstad Italia di mettersi alla prova e di strutturarsi, per poter sostenere l’attitudine aziendale orientata all’innovazione. Le persone coinvolte nel progetto hanno vissuto appieno la tecnologia e hanno potuto comprenderla nel concreto, anche abbattendo dei pregiudizi. Oggi l’azienda è pronta a sfruttare tutti vantaggi in termini tecnologici e di business, facendo tesoro degli insegnamenti appresi.

Un esempio concreto di AI al servizio del business

Nel mare di promesse legate all’intelligenza artificiale, GAIA rappresenta un esempio concreto di come la GenAI possa generare valore operativo reale. Non un assistente generico, ma uno strumento disegnato su misura per la realtà aziendale, capace di fare risparmiare tempo, ridurre il rischio di errore e migliorare la qualità del lavoro quotidiano.

Nel futuro, GAIA può crescere e andare oltre alle capacità di ricerca ed elaborazione delle informazioni. Le evoluzioni sono già in corso in ambito architetturale, per estendere il multi-agent attuale in modo che questa piattaforma possa diventare un vero e proprio collaboratore digitale, in grado di compiere delle azioni ed integrarsi con sistemi esterni.