Esigenza
L’Ufficio Spedizioni gestiva manualmente l’ufficializzazione dei DDT per Italia ed Europa, un’attività ad alto volume, ripetitiva e soggetta a errori che rallentava l’operatività complessiva. Questa fase rappresenta un passaggio critico del processo logistico, perché solo dopo l’ufficializzazione il magazzino può procedere al carico della merce sul mezzo; eventuali ritardi o imprecisioni si riflettono quindi direttamente sui tempi di spedizione. Il cliente aveva la necessità di introdurre una soluzione di #RPA capace di ridurre il carico manuale, aumentare l’accuratezza dei controlli e stabilizzare il flusso operativo.

Soluzione tecnologica
È stato sviluppato un processo di automazione con UiPath in grado di gestire end-to-end il flusso di ufficializzazione dei documenti di trasporto Italia. Il bot, configurato in modalità attended, esegue autonomamente la ricerca delle prebolle attraverso filtri dedicati, applica regole e controlli predefiniti, verifica la validità della partita IVA del cliente ed effettua l’evasione automatica delle prebolle con creazione e stampa del DDT, gestendo eventuali anomalie caso per caso. Al termine dell’elaborazione, il sistema genera e invia via e-mail un report Excel riepilogativo. L’architettura prevede UiPath in modalità SaaS per l’orchestrazione centrale, mentre bot e applicativi operativi — tra cui Chrome, Excel e Sigea — risiedono sulla virtual machine del cliente, garantendo isolamento dell’ambiente, stabilità operativa e totale indipendenza da connessioni remote.

Benefici per il cliente
L’automazione ha consentito di velocizzare significativamente i tempi di elaborazione, ridurre i costi operativi e azzerare il rischio di errore umano nelle attività ripetitive. Il processo risulta ora più fluido, controllato e scalabile, con un impatto diretto sulla produttività del reparto e sull’affidabilità complessiva della catena logistica.

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